ANVÄNDARSCENARION

Du kan behöva förstärka med ett digitalt verktyg vid förändringar som innebär att:
• Många människor ska ändra sitt arbetssätt eller sina rutiner
• Människor är utspridda, geografiskt och/eller tidsmässigt
• Processen spänner över lång tid eller har sublima signaler i avtryck kring effekt (attityd och kulturförändringar t ex)


FÖRBEREDELSE OCH GENOMFÖRANDE AV TEST
Ett projekt innebär att vi ska införa ny teknik. Enably Engine används för att identifiera engagerade testare.
Därefter, under projektets gång, agera som kommunikationsmotor mellan projektledare och testare.

Användande:
• Formulär på intranät och länk i nyhetsbrev av allmän karaktär där hugade testare från verksamheten anmäler sitt intresse.
• Den segmenterade listan används för att skapa en direkt kanal till gruppen.
• Projektledaren kan förbereda för effektivt testgenomförande genom att kommunicera förväntningar och i ett återkommande “nyhetsbrev” rapportera mycket kort tidtabell i projektet för att hålla testarna intresserade tills man kommer till stadie där det är dags att aktivera.
• Engagera i test via mejl med testinstruktion i nedladdningsbart format samt en länk till feedbackformulär. Projektledaren kan då se tidpunkt respektive testare öppnat mejl, tagit del av instruktion samt när hen återkopplat.
• Om testare är inaktiva kan man välja att jobba med automatiserade påminnelser, avskriva dom från segmentet eller om det bedöms viktigt, fördjupat undersöka och analysera varför.


INVOLVERA FÖRÄNDRINGSAGENTER
Ett etablerat sätt att förbereda verksamheten inför kommande förändring är att engagera ambassadörer/inspiratörer ute i verksamheten.
Här kan förändringsledaren med inspel från HR, officiella ledare eller genom egna observationer söka individer som fungerar som positiva informella ledare. Personer som engagerar sig lätt och som andra gärna lyssnar på.
Det här segmentet vill man närma sig tidigare än “verksamheten”. T ex kan förändringsledaren vilja genomföra en idégenereringsworkshop för att få inspel till användarscenarion, som man sen använder för att basera kommunikation på när förändringen initieras i bredare form.

Användande:
• Kommunicera inför workshop och för att samla in feedback efter.
• Förbereda för lyckad introduktion genom att kommunicera förväntningar och i ett återkommande “nyhetsbrev” rapportera mycket kort tidtabell i projektet för att hålla ambassadörerna intresserade.
• Introducera ett tävlingsmoment bland ambassadörerna för att uppmuntra deras synliga aktivitet vid lansering och för att samla in feedback i form av goda exempel. Detta är viktigt material att få in till förändringsteamet för att använda för ytterligare kommunikationsinsatser och bygga bekräftelse och stabilitet i verksamheten.

STÖD TILL VERKSAMHETEN
Vid förändringsarbete är det av vikt att verksamheten befinner sig i så kort tid mellan det “gamla vanliga” och det “nya vanliga”. Under transitionsperioden så tappar verksamheten fokus på sin affär och minskar i produktivitet.
Medarbetare behöver stöd genom förändringskurvan för att nå nyorientering. Verktyget kan användas för att bevaka mottagande och engagemang i olika stadier.

Användande:
• Skapa landningssidor för Q&A:s generella och/eller baserade på segment.
• Använda formulär för att boka fråge-/ feedback session med HR eller närmaste chef.
• Nyhetsbrev med länk till planerade webinar för att hålla alla informerade löpande. (tänk presskonferenser varje dag kl 14 a la FHM under Corona-pandemin).
• Mejla instruktioner och läromedel, generella och/eller baserade på segment.
• Landningssidor för tävlingar med formulär för insamling av “goda exempel” som man sen kommunicerar i ett nyhetsbrev till hela verksamheten för att hålla engagemanget uppe mm.
• Verksamheten kan segmenteras i utifrån olika parametrar (geografisk tillhörighet, roller, affärsområde) och förändringsledare se data på hur gruppen tar emot och agerar.
• Dataunderlaget kan användas för att fatta beslut om justeringar i förändringsprogrammet för att processen ska fortskrida så skyndsamt som möjligt.